A necessidade de modelos de espaço flexíveis

Independentemente das mudanças nos layouts, passando de cubículos para open spaces, de pisos da administração para lounges comunais, continuava a existir uma “regra de três simples” entre espaço e pessoas. Existia mesmo alguma salutar rivalidade entre setores ou empresas, tentando evidenciar quem conseguia melhores rácios de ocupação. Estes rácios constituíam frequentemente um dos indicadores de referência para medição da eficiência do space planning na organização.Nos últimos anos, especialmente quando se planeavam novas instalações, estas não era desenhadas pensando que todos os colaboradores aí estivessem ao mesmo tempo e constantemente, ou seja, havia a clara consciência, mesmo neste tempos pré-covid, que apenas 40 a 60% dos colaboradores necessitariam de ter um local onde se sentar e trabalhar, em simultâneo. Naturalmente, este rácio era sensível à função desempenhada pelo trabalhador, sendo o “overbooking” maior se se tratassem de consultores ou vendedores, e menor se fossem pessoas das áreas financeiras ou de recursos humanos, normalmente mais presentes no escritório ao longo de todo o dia.A imposição do teletrabalho veio baralhar estas contas.De repente, muitos espaços de escritórios viram-se com ocupações inferiores a 10% e, acreditando nos estudos e surveys que se têm multiplicado, a generalidade dos colaboradores estão satisfeitos e os seus responsáveis também. Ou seja, como primeiro axioma, consideramos que o teletrabalho, mesmo este instituído de emergência, funcionou bem e está apto a continuar, mesmo num possível futuro pós-pandémico.E, se assim for, o que acontecerá aos espaços de escritórios?Se utilizarmos como bitola as empresas que já implementavam teletrabalho, constatamos que estas não aboliram os espaços corporativos, mas sim mudaram o seu propósito. Adicionalmente, reduziram o espaço nos escritórios centrais e criaram mais escritórios satélite, que podiam inclusivamente ser espaços geridos por outras entidades, como espaços de coworking, ao mesmo tempo que definiam quantos dias se podiam trabalhar de casa.Trabalhar remotamente não é, necessariamente, trabalhar a partir de casa.A realidade imobiliária e cultural de cada país determina se o trabalho remoto pode, ou não, ser feito em casa. Em cidades com apartamentos de quarenta metros quadrados ou em países em se vive com a família alargada na mesma residência, trabalhar em casa pode ser fisicamente, psicologicamente ou tecnologicamente, impossível. Ou seja, espaços continuarão a ter de ser utilizados pelos trabalhadores, mas esses espaços podem, claramente, ser mais próximos dos locais onde estes habitam, ao invés de obrigar ao massivo commute diário que desenhou o nosso life style moderno e que castiga a nossa pegada ecológica.O mercado de trabalho também irá mudar. A partir de agora, não morar perto das instalações da empresa vai deixar de ser um ponto negativo. Assim, as organizações vão poder pelo menos, por questões legais, contratar profissionais em qualquer ponto de um determinado país. Em muitos escritórios onde existem expatriados, as empresas estão inclusivamente a criar a possibilidade de as pessoas trabalharem 60 ou mais dias, por ano, a partir do seu país de origem. E mesmo quando vão ao escritório central, vemos as pessoas a utilizarem as mesmas ferramentas de colaboração que usam quando estão em trabalho remoto.Space-as-a-ServiceToda esta realidade leva à necessidade de se encarar o espaço como algo fluido, que possa aumentar ou diminuir em função das necessidades, o que diverge do normal que até hoje conhecemos, de contratos com prazos de 5, 10 ou mais anos e, se estivermos a pensar em construir, de compromissos a 30 ou 40 anos.A tecnologia e o facility management, como disciplina, permitem que o espaço possa ser identificado, monitorizado e gerido por forma a satisfazer diversos clientes com diferentes necessidades ao longo do tempo, maximizando a sua ocupação, ao mesmo tempo garantindo que variáveis de conforto e de segurança são cumpridas.E, inevitavelmente, uma das conclusões que se retiram desta pandemia, é a necessidade de modelos flexíveis e que, por isso, não colapsem face a alterações bruscas e permitam que o nosso modelo económico e de sociedade, embora alterados, possam persistir, e idealmente de modo mais resiliente.

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