Escritórios

“Temos de garantir que os escritórios continuam a ser utilizados”

Ana Tavares |
“Temos de garantir que os escritórios continuam a ser utilizados”

Esta é uma das tendências apontadas por Miguel Silva, Managing Partner do PROCOS Group, empresa especialista na operação e ocupação de espaços de trabalho, que participou esta semana nas Jornadas de FM, evento organizado pela APFM, este ano 100% online.

O teletrabalho veio com a pandemia e para ficar, ainda que em paralelo com a frequência do escritório, e conforme as empresas. «Com o desconfinamento, houve um regresso ao escritório, mas sabemos que provavelmente nunca mais será como dantes. Muitas pessoas estão em regime de teletrabalho, quem volta precisa de mais espaço, e não há área suficiente para a utilização de escritórios que tínhamos antes da pandemia».

Mesmo no “novo normal”, «as próprias organizações têm mais interesse que as pessoas trabalhem mais de casa, mas o que é certo é que o escritório terá de continuar a ser utilizado, de forma dinâmica», diz este responsável.

Um dos fatores mais importantes para conseguir uma utilização dinâmica e eficiente dos escritórios é a medição, nomeadamente da ocupação, já que nem todos os trabalhadores vão ao escritório nem usufruem do escritório da mesma forma. «Temos de saber agora como é que os escritórios estão a ser utilizados, para melhorarmos dia após dia». E o PROCOS Group tem trabalhado nesse sentido, analisando a ocupação antes da pandemia e fazendo «uma série de medições e cálculos a partir daí, para melhorarmos as possibilidades de layout e ocupação».

A ideia é que a redução de postos de trabalho em situação de crise seja a menor possível. Por isso, o layout pode estar logo otimizado de forma a reduzir essa mudança e respetivo impacto organizacional. No caso de estudo apresentado, com esta “reorganização” e planeamento, o PROCOS Group conseguiu diminuir a necessidade de desocupação do espaço em caso de infeção de 48% para 5%.  

No futuro, «haverá mais monitorização da utilização do espaço, e este terá de mudar, porque as pessoas interagem com o espaço de uma forma diferente. E demorará muito tempo até que as pessoas se voltem a sentir confortáveis», prevê.

No mesmo sentido, o PROCOS Group desenvolveu a aplicação Smart @ Work Suite, uma tecnologia de reserva de espaços de escritório, «em total acordo com a regulamentação de proteção de dados, com informação fiável e suficiente para que possa ser gerida tanto pelas pessoas que gerem o espaço, como por quem gere as questões da saúde nas organizações».

Esta aplicação gere reservas, entradas e saídas do escritório, permite o planeamento em fases semanais ou bi-semanais, e garante informação suficiente que pode ser transmitida à limpeza ou para rastreamento de contactos em caso de infeção por Covid-19.

«Estamos a trabalhar para tornar esta aplicação mais inteligente, nomeadamente integrando com o Outlook, para que a aplicação possa reservar espaços conforme as reuniões são marcadas, por exemplo». Miguel Silva espera, em 2021, «conseguir disponibilizar à organização a possibilidade de tomar decisões, por exemplo gerir reservas e ocupação por pisos».

O responsável avança que «muitos dos nossos clientes começam a tomar decisões como fechar ou abrir pisos, conforme a ocupação prevista, e penso que é esse o maior feedback que temos agora. A partir de “x” ocupação marcada o edifício deixa de estar disponível durante um certo período de tempo», exemplifica.

Miguel Silva acredita que esta situação pandémica «mais cedo ou mais tarde poderá repetir-se, ainda que por razões que não sejam a saúde». Por isso, «temos de garantir um ambiente de escritórios prevenido, de forma a que possa ser utilizado mesmo em períodos difíceis como este».