Pandemia empurrou escritórios para momento “histórico”. “Novo normal” é definitivo

“ON/OFF: Wellbeing e eficiência nos modelos híbrido e remoto” deu mote à mais recente conferência das Jornadas 2022 da Associação Portuguesa de Facility Management, que se realizou a 26 de outubro, em Lisboa. Os especialistas reuniram-se para refletir sobre as novas tendências do trabalho corporativo, e para desenhar novas estratégias de futuro, na ótica do Facility Management. Ficou claro que nem todo o caminho está traçado, mas não há volta atrás.Francisco Vazquez, diretor da 3g Office, recorda que o tema da transformação empresarial já era discutido muito antes da pandemia, mas este foi o evento que serviu de empurrão para as mudanças na forma de trabalhar. «A pandemia não foi o melhor piloto de teletrabalho, com filhos em casa e um vírus à porta, mas surtiu efeito. Todos tivemos de perder o medo da tecnologia».Hoje, há ainda «muita inquietação nas empresas sobre como trabalhar ou quantos metros quadrados são necessários. Mas sabemos que o conceito de “novo normal” é certo, é um momento histórico». E não hesita que «os escritórios da nova era não podem ter regras da era anterior».Com a pandemia, «experimentou-se a facilidade de fazer muitas tarefas de forma remota, e hoje muitas pessoas querem manter essas vantagens, sem voltar ao escritório nas condições anteriores». O especialista afirma que «agora, procuramos um modelo win-win, que ainda não encontrámos. Pode ser um modelo mais sustentável, que concilia melhor a vida profissional e a familiar». A ideia base é que as pessoas estão «no centro» das decisões, e devem usufruir de espaços corporativos com maior função social, de equipa, de reflexo da cultura da empresa.Como são estes novos espaços?Estes “escritórios da nova era” devem incluir mais facilities e serviços, como F&B, cafeterias, entretenimento, áreas de desporto, de socialização. A ideia passa sempre por «gerar contacto, aprendizagem e comunidade. E isso é muito complexo», segundo Francisco Vazquez.Exemplo disso é a Worten, que acaba de se instalar no novo World Trade Center, em Oeiras, num novo espaço com espaços de lazer ao ar livre, Mom’s Club, restaurante, lounge, auditório, rooftop, e vários outros espaços que privilegiam o convívio, explicou Inês de Castro, Head of People da Worten. A tecnologia foi uma grande aposta, nomeadamente através de uma aplicação que permite gerir uma série de informações sobre o escritório, como acessos, consulta de menu do restaurante, salas reservadas, cacifos, etc.Na experiência da Worten, é importante ter clareza de propósito nesta transformação, e que o espaço tenha o seu ADN próprio. Definir premissas de sustentabilidade e de autonomia, e reforçar a comunicação com a empresa ao longo de todo o processo são também alguns dos pontos essenciais, segundo Inês Castro.Também o BNP Paribas Fortis tem novos escritórios no Montagne du Parc, na Bélgica, já reconhecidos com prémios MIPIM. «Quisemos flexibilidade, conectividade, mobilidade e sustentabilidade», conta Marianne Kremer, do BNP Paribas Fortis. O espaço tem poucos lugares fixos, muita tecnologia integrada, iluminação adequada, ou estúdios acústicos e mobília ergonómica. Reforçando a aposta na sustentabilidade, um dos principais diferenciais do edifício foi a utilização de 98% do material da demolição do imóvel existente na construção do atual. O edifício é NZEB, e além das vantagens ambientais óbvias, «a ideia é que as pessoas tenham orgulho no seu escritório quando pensam se vão ou não voltar ao local de trabalho», diz a responsável.Da sensação de perda à flexibilidadeO movimento de revolução dos escritórios não é de agora, já antes da pandemia surgia essa necessidade, e este fenómeno apenas o potenciou e acelerou. Se antes da pandemia a mudança para um posto de trabalho mais flexível gerava uma «sensação de perda de coisas», hoje «este modelo tem de ser voluntário e flexível, e incluir também quem quer ir todos os dias ao escritório», diz o responsável da 3g Office. «O problema agora é encontrar a melhor forma de responder às pessoas com esta liberdade de voltar e que espaços ocupar». Segundo Francisco Vazquez, os mais jovens e a faixa a partir dos 45 anos são os grupos etários de trabalhadores que mais querem estar no escritório, nomeadamente para socializar.Marianne Kremer recorda que o banco começou esta transformação na Bélgica já em 2012, e que «o processo foi muito doloroso, o espaço de trabalho representa, para muitas pessoas, a ligação física que têm com a empresa. Há quem veja perder o espaço como perder o trabalho. Mas o esforço valeu a pena». Segundo a responsável, contribuiu para a melhor aceitação da mudança a entrega de mais computadores portáteis, instalação de melhor rede wifi, que permitiu maior movimento de colaboradores. Depois, «a pandemia foi a prova para os Managers de que as pessoas são de confiança, e que a equipa continua a ser uma equipa. Foi uma grande mudança, em que as pessoas foram forçadas a tentar, a mudar e a descobrir».E Inês Castro realça que «teremos sempre pessoas contentes e outras descontentes, a área de recursos humanos e facility management tem de ter consciência disso. Cabe-nos a nós ir gerindo as várias pessoas, e o segredo é escutar muito e fazer os pequenos ajustes necessários, mantendo a linha condutora». Porque «é sempre difícil mudar, as pessoas não desaprendem os seus hábitos em poucos meses, mesmo que o espaço esteja bonito e mesmo que estejam felizes. É preciso dar tempo a estas mudanças».Alexandra Santos, da CPlace, reforça «a necessidade de ir fazendo estes ajustes necessários» e de dar tempo para a adaptação. Certo é que «todos nós devíamos tirar o máximo deste período de transformação», e é necessário «definir um desenho de um modelo que dure no tempo. E um só modelo não dá para todos, pelo contrário».“É preciso observar e medir”Francisco Vazquez não deixa de salientar a importância da análise dos dados na tomada de decisões. Segundo o especialista da 3g Office, a ocupação típica da maior parte dos escritórios no “novo normal” deverá rondar os 30%. Usando 50% dos metros quadrados atuais, este exemplo «é um bom business case financeiro para a reforma dos restantes 50%. O investimento é amortizado no espaço de um ano», afirma.Seja como for, e apesar da estimativa, «é preciso observar e ajustar o espaço físico ao que está realmente a acontecer na empresa, e o facility management tem esse trabalho de ajudar a otimizar os recursos face à atividade da organização».E porque «só depois de conhecermos os dados é que as decisões podem ser tomadas», até lá, «é preciso fazer pequenos investimentos. Ainda que sejam pequenos, os ajustes aos escritórios podem acontecer de 6 em 6 meses e não de 10 em 10 anos como no passado».

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