Mudanças no trabalho colocam o FM “muito mais próximo dos ocupantes dos edifícios”

O regresso aos escritórios e as novas formas de trabalhar são o novo desafio do facility management. A gestão da nova procura, de novos serviços, ou a antecipação das necessidades dos ocupantes geram novos desafios ao facility management, que estiveram em destaque na conferência “O novo papel dos Espaços Colaborativos”, parte das 15ªs Jornadas de FM, organizadas pela APFM a 28 de outubro.Num escritório que passa a ser espaço de convívio, muitos postos deixaram de ser fixos, há novas rotinas dos dias em que se vai ao escritório, e sobra espaço. «O que fazer com estes espaços é um desafio para as organizações», destaca João Hormigo, Presidente da APFM. «Gerir uma nova procura muito volátil é um desafio muito grande», evidencia Miguel Agostinho, Diretor Executivo da APFM, que defende que «a área mais “corporate” tem de falar com os colaboradores, e perceber quais são as necessidades dos ocupantes. Idealmente, é um processo que deve ser feito de forma mais interativa». Itziar del Estal, Country Manager de RH da Schneider Electric em Portugal, dá o exemplo da empresa: «já tínhamos teletrabalho bem antes da pandemia. Os nossos colaboradores podem trabalhar 4 manhãs ou 4 tardes em casa, ou duas semanas, com adesão voluntária, conforme a sua vida. Temos novas políticas de flexibilidade como troca de feriados, de dias de descanso, e estamos a começar uma experiência piloto de semana comprimida de trabalho, de 40 horas distribuídas por 4 dias». Duarte Ferreira, Director Strategic Advisory da CBRE, defende que «o desejo por mais flexibilidade vai refletir-se no comportamento dos colaboradores. As políticas e os modelos de trabalho terão de ser pensados, por forma a conseguir modelos de trabalho mais híbridos, mantendo a cultura da organização, incentivando a responsabilidade», mas garante que «o escritório físico ainda é um grande requisito para a maioria dos colaboradores dentro do novo mix de trabalho». Este especialista destaca a descentralização das sedes das empresas como «nova ferramenta de retenção e atração de talento». E alerta que «as organizações que escolherem planear durante a incerteza, terão vantagens no mercado imobiliário. Resta saber como poderão estas empresas mitigar os riscos do imobiliário, que é uma atividade de longo prazo. Ainda não é claro que tipo de opção é melhor para a flexibilidade». Luís Silva, Project Coordinator da Nestlé, outro dos oradores deste webinar, destacou que «o FM tem de sentir e entender as novas formas de trabalhar, que estão em constante mutação. É importante mudar o modus operandi dos edifícios, quando a ocupação deixou de ser constante». E dá o exemplo da Nestlé, que incluiu «uma série de serviços e opções para que as pessoas venham para o campus, não porque são obrigadas, mas porque querem». A questão dos serviços foi uma das mais destacadas, enquanto um dos aspetos mais importantes da operação e da atração de pessoas para o escritório. E «as valências da ocupação serão mais diversas, ainda que a área se mantenha», diz Duarte Ferreira. Peter de Schryver, Head of Real Estate da Siemens Portugal, exemplifica que «os serviços são um dos aspetos mais importantes, seja limpeza, catering, o que for. Às vezes pode ser um serviço de entrega, de roupa engomada, e não tem de ser dentro do escritório». Marta Raposo, CRE & Facilities Deputy da REN, considera que «por muito que as pessoas achem que é bom estar em casa, as empresas devem convencer, convidar, criar meios para que as pessoas vão ao escritório. A cultura tem de ser única e autêntica». «Tudo deve começar na cultura da organização», considera Miguel Valério, Global Head of FM da Critical Software. Considera que o escritório deve ter valências para todas as necessidades, mais ou menos colaborativas, e que «nunca devemos olhar para o espaço ou para os processos organizacionais como fechados. Devemos criar sempre uma evolução, e não deitar por terra o que temos nas nossas organizações só para ter um modelo novo». Para João Hormigo, «o facility management tem um conjunto vastíssimo de atividades, e tanto a tecnologia como a parte ligada às pessoas vão sofrer grandes mudanças. Toda a parte da manutenção terá uma evolução significativa, passando das intervenções regulares para as preditivas e detetivas, nomeadamente com o BIM associado, juntamente com os softwares de realidade aumentada. Vai levar a uma evolução enorme nos edifícios». E completa que «a área tecnológica será extremamente desafiante para o FM. É natural que a área ligada ao bem-estar das pessoas/organização também se desenvolva. São áreas que fazem a ponte entre o puramente tecnológico e a parte comportamental», conclui. De Facility Managers a “Experience Managers” Com estas alterações de paradigma, alguns facility managers podem passar a ter responsabilidade de “experience managers”, focando-se mais no bem-estar das pessoas, que se soma a todas as outras responsabilidades de gestão de instalações críticas para os negócios. Porque o papel do FM passa também por «garantir que tudo funciona». «Todas estas questões obrigam-nos a estar muito mais próximos dos ocupantes dos edifícios. Este novo paradigma exige um canal de comunicação de “banda larga”, que consiga antecipar as necessidades», destaca Miguel Agostinho. Mariana Abreu, Transition & Transformation Manager do ISS Portugal, considera que «o FM é o que suporta toda a organização para chegar aos seus objetivos. O “experience manager” está muito mais próximo das operações, criando experiências e qualidade do espaço de trabalho, para que as pessoas sejam mais eficientes». Mónica Coelho, da CBRE, acredita que o “experience manager” «vai ocupar um espaço que não existia. E quem não perceber que temos de trabalhar desta forma, vai ficar para trás. Se queremos atrair as novas gerações, terá que ser. Esta estratégia mais focada no bem-estar pode ser implementada através do Community Manager», completa. Veja ou reveja o webinar completo:

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