Com a pandemia, chegou um modelo de ocupação dos espaços mais volátil, em que a maior parte dos escritórios se vão considerar sobre-dimensionados. A necessidade de novos modelos de ocupação mais flexíveis faz com que as empresas procurem sub-arrendar capacidade em excesso a outras empresas ou profissionais, com a possibilidade de criar receita e exigindo novos serviços.
Refletindo sobre este tema, a APFM lembra que o hot desking, inicialmente desenvolvido para os colaboradores que não passam todo o tempo sentados no escritório, significou introduzir novos conceitos, como a eliminação do espaço individual, na medida em que a ocupação poderia ser feita sobre qualquer espaço vago.
Por outro lado, com a inversão do rácio postos de trabalho/colaborador passou-se de uma realidade em que o número de postos de trabalho tinha de ser maior ou igual que o número de colaboradores, para estes poderem equivaler entre 80 a 60% da força de trabalho, ou mesmo menos, variando em função do setor ou tipologia do trabalho dos colaboradores.
Estas tendências deram mais relevância às áreas comuns, que permitem maior flexibilidade de estilo de trabalho individual, e criou um buffer para os dias de maior acumulação de colaboradores, evitando o overbooking.
Com a pandemia, «espera-se que os contratos atuais sejam renegociados ou que novos contratos passem a incluir, com maior frequência, a liberdade para o inquilino poder sub-arrendar espaços que estejam livres ou sub-aproveitados», prevê a APFM. Como consequência, «os departamentos de FM poderão vir a receber competências na área do property management e property administration, executando os seus serviços para clientes externos e sendo responsáveis por garantir que os espaços estão sempre alugados e as rendas cobradas em tempo».
Espera-se também a redução dos espaços nos escritórios centrais e que as delegações possam ser redimensionadas e/ou relocalizadas. Com menos pessoas a deslocarem-se para os grandes centros urbanos, passará a fazer sentido oferecer alguns escritórios satélite na periferia desses centros urbanos. Alguns desses “satélites” pela sua dimensão e (baixa) intensidade de utilização, poderão ser espaços de cowork com pagamentos mensais ou semestrais em vez de pisos inteiros alugados por períodos de anos.
Com novos serviços exigidos, alteram-se também as expetativas dos ocupantes. A APFM refere que «embora no Facility Management defenda, há um par de décadas, que os habituais clientes internos devem ser encarados como clientes externos, a verdade é que esse projeto fica normalmente relegado para segundo plano, sujeito às prioridades da operação do dia-a-dia e do controlo (ou redução) de custos. Trazer empresas ou profissionais para os espaços geridos por um departamento ou direção de Facility Management tradicional, pode revelar-se um desafio na manutenção desses clientes bem como no valor de renda que se poderá cobrar. Talvez este seja o momento em que passar a entregar um serviço profissional tenha impacto “no bolso” e, desta vez, será um impacto quantificável», conclui.