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O mercado
O mercado de escritórios em Portugal ganhou relevância nas últimas três décadas devido ao aumento do número de empresas, passando de 390.000 em 1990 para 1.300.000 em 2020. Na última década observou-se um aumento do investimento estrangeiro impulsionado por uma série de políticas destinadas a criar um ambiente favorável aos negócios e a atrair empresas estrangeiras para investir no país, assim como ao crescimento de start-ups e empresas tecnológicas que optaram por aqui se estabelecer, atraídas pelo custo de vida mais competitivo e pela disponibilidade de uma mão-de-obra qualificada.
Como resultado, Lisboa e Porto tornaram-se um destino cada vez mais popular para empresas internacionais que procuram expandir as suas operações na Europa, tendo Lisboa batido o recorde de absorção de escritórios em 2022, acima dos 260.000 m², enquanto o Porto, manteve valores idênticos a 2021 com cerca de 60.000 m² transacionados, observando-se um aumento na procura, diminuição das taxas de desocupação e aumento das rendas em ambas as cidades.
A mudança
Mas a realidade é que também o conceito de espaços tem vindo a mudar significativamente na última década. Os espaços procuram cada vez mais responder àquilo que são as expetativas das pessoas que os utilizam e por isso, percebe-se uma crescente preocupação das organizações em fazer espelhar os seus valores naquilo que são as suas instalações. Temas como a Sustentabilidade, Economia Circular, Digitalização, conciliação entre trabalho e família e de uma forma mais global o Wellbeing, são hoje preocupações centrais das organizações, o que de alguma forma refletem aquilo que são também as preocupações da sociedade como um todo.
Também a Pandemia COVID-19 veio introduzir, ou pelo menos acelerar novos conceitos. No início da Pandemia, muitas empresas viram-se obrigadas a adotar o trabalho remoto, dando assim seguimento às indicações das autoridades sanitárias e governamentais e também com o objetivo de assegurar a continuidade do negócio, protegendo os seus colaboradores.
À medida que as taxas de vacinação aumentaram e as restrições foram levantadas, as pessoas começaram a voltar fisicamente aos seus locais de trabalho. Independentemente dos modelos que cada uma das organizações tem vindo a adotar, mais remoto ou mais presencial, há uma realidade que é inegável. Aquilo que hoje as pessoas esperam do seu espaço de trabalho é muito diferente daquilo que esperavam há cinco anos. Numa altura em que a atração e retenção de talento estão no topo das preocupações das empresas, repensar os espaços tornando-os atrativos tornou-se uma prioridade.
Os modelos
Estes novos modelos implicam que todos repensem os seus espaços de trabalho através de uma abordagem integrada, na criação de ambientes que deem prioridade ao bem-estar, à produtividade dos trabalhadores, e que promovam a identidade da empresa. Melhorar os espaços tornando-os mais atraentes, ergonómicos, seguros, e confortáveis, com mais zonas colaborativas, de concentração e de convívio, como ginásios, cafetarias, restaurantes ou ainda outros benefícios como bicicletários, carregadores de veículos elétricos, entre outros, são alguns dos fatores transversais que todas as empresas devem ter em conta na readaptação dos seus espaços.
Também ao nível técnico e tecnológico, face aos desafios da transição energética e da sustentabilidade, existe hoje uma nova abordagem. Começa-se a olhar para os custos do ciclo de vida dos ativos e não apenas para os custos iniciais, procurando-se, cada vez mais, soluções duráveis, com baixos custos energéticos e que incluam nas suas soluções construtivas materiais mais sustentáveis.
O processo
Para acompanhar estas tendências de forma bem-sucedida é essencial desenvolver uma estratégia focada na satisfação das necessidades das organizações e dos seus funcionários como um todo, para garantir que o regresso ao espaço de trabalho seja sempre uma experiência positiva e enriquecedora. Para este fim é fundamental uma boa gestão que cumpra todas as etapas do processo construtivo, tantas vezes negligenciado, mas essencial para assegurar um bom trabalho e um cliente satisfeito, porque engloba todas as fases, desde a estratégia, passando pelo desenvolvimento dos projetos, execução da obra de construção e culminando na ocupação do espaço.
Dada a complexidade introduzida pelos novos modelos, a introdução de requisitos de sustentabilidade, certificações, tecnologias e algo mais abstrato como o bem-estar, é essencial a definição de uma Estratégia. Com a compreensão clara dos objetivos e necessidades do cliente, criam-se as condições adequadas para que o projeto satisfaça as expectativas e proporcione os resultados desejados. O Projeto envolve a garantia da implementação da estratégia definida na conceção e design do espaço, na opção de soluções técnicas, materiais e equipamentos, estabelecendo as premissas para a fase de construção, assegurando a coordenação e o alinhamento de todos os envolvidos no cumprimento dos objetivos pretendidos.
A Construção materializa a execução do projeto, coordenando todas as suas atividades e equipas envolvidas e assegurando que o projeto seja concluído no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade desejada. A Ocupação é o momento que se segue à entrega do espaço ao cliente. Representa o fim do processo construtivo e pode implicar formação associada à correta utilização do espaço, envolver contratação de serviços de apoio, de gestão, de manutenção técnica, ou facility management (FM). Aqui o FM contribui de forma significativa para o sucesso de novos espaços de trabalho, garantindo que as instalações são bem geridas, seguras e eficientes.
Pode também dar início a um novo ciclo de adaptação e atualização do espaço, com base em dados recolhidos pelo “experience manager” relacionados com as preocupações de bem-estar, monitorização de ocupação, sistemas de controlo de qualidade do ar e água, fornecendo aos decisores informação assertiva e periódica para a ponderação de novos momentos de atualização e adaptação dos espaços e das organizações. Tudo indica que no futuro os espaços de trabalho serão de facto mais flexíveis, colaborativos, tecnológicos e sustentáveis, com foco na rentabilidade, na criação de experiências positivas para o utilizador e que promovam a cultura da empresa.